Office Manager (secteur événementiel)

A propos de l’entreprise

Nous recrutons pour notre client, société leader dans le domaine de l’événementiel, une Assistante de direction .

Mission

MISSION 1 : Assistance juridique/ marchés publics:

- Prise en charge administrative des marchés publics, de la publicité à la notification : constitution des dossiers des appels d’offres, ouverture des plis, vérification des pièces administratives

- Rédaction de l’offre financière

- Rédaction des demandes d’informations aux marchés publics (constitution des dossiers et présentation des offres, délais)

- Organisation et convocation des réunions de travail et des commissions des marchés

- Gestion du suivi des marchés : reconduction, mise à jour des attestations fiscales et sociales.

- Archivage des marchés (papier, dématérialisé)

- Secrétariat du service des marchés : courrier, téléphone, accueil, envoi des plis des offres

- Engagement et suivi des commandes et factures du service

- Conception de tableaux de bord de suivi des marchés (calendrier des appels d’offres, listes des marchés, dates de reconduction, dates de fin de marché, etc.)

Mission 2 : Secrétariat

- Accueil physique et téléphonique

- Réception, traitement et orientation des appels et messages téléphoniques

- Traitement des courriers, des dossiers et des documents (enregistrement, tri, diffusion et archivage papier et numérique)

- Etablissement et suivi des commandes

- Facturation et recouvrement

- Prise de rendez-vous, tenue de l’agenda du Directeur

- Organisation logistique des déplacements de l’équipe

- Planification des réunions internes et externes dans les agendas électroniques et réservation des salles de réunion

- Prises de notes et rédaction de comptes rendus

- Préparation et suivi de dossiers

- Reproduction des documents

- Classement et archivage des documents

- Traitement et mise en forme de documents, notes, courriers, décisions

Profil

- Bac +2 minimum en secrétariat juridique

- Diplôme d’université assistant juridique (DU)

- BTS assistant de manager / DUT carrières juridiques

- Licences pro activités juridiques ou le droit

- Expérience en gestion administrative des marchés publics

- Connaissance de l’environnement bureautique et maîtrise opérationnelle des logiciels bureautiques courants.

- Maîtrise de l’orthographe

- Connaissance de l’environnement CRM

- Connaissance en gestion des stocks

Lieu

Casablanca

Date de publication

04.10.2018